サロンのカルテ管理！おろそかにしていませんか？ : 業務用痩身エステ美容機器の製造・販売 SHEMEN(シーメン)

「私は記憶力がいいから大丈夫！」と、カルテを管理おろそかにしていませんか。
お客さまが少ないときは全てお客さまの情報が頭に入っているかもしれませんが、お客さまの数が増えてくると限界があります。

実は、カルテは多くの可能性を秘めています。
カルテを最大限に活用しないなんてもったいない！

カルテを制するものは、お客さまを制す。
リピート客を増やすためには、カルテ管理をしっかり行ないましょう！

そもそもカルテとは？

エステサロンにとって、カルテとはどのようなものでしょうか。
お客さま情報が載っているただのメモ？いいえ、エステサロンにとってカルテとは、宝の山、ダイヤモンドの原石です！

ここではカルテに記載している項目について注目し、改めてカルテの役割について確認してみたいと思います。

氏名・住所などお客さまの個人情報

カルテには、お客さまの氏名や住所などはもちろん、お客さまのお仕事内容、アレルギーの有無、食生活、既往歴、嗜好品、趣味、好みなどといったことも記載します。

お客さまとの円滑なコミュニケーションのために必要な情報が詰まっています。

お客さまとのお話のなかで出てきたことなどは、忘れないように書き留めておくとよいでしょう。
お客さまとの距離を縮め、信頼関係を結ぶことのできる大切なツールとなります。

お客さまのお悩み

お客さまが現在お肌にどのようなお悩みを持っているか、またどのようになりたいかなど、カウンセリング内容について事細かに記載しておきます。
施術を行なううえでの基本となる部分です。
しっかりとお話しを伺い記入しておくことが大切です。

また以前、別のサロンに通っていた方であれば、どうしてそのサロンに通うのをやめたのか理由を聞いておくと、お客さまが望んでいらっしゃることがしっかりと分かります。

また望んでいらっしゃらないことも分かります。
結果、ご満足いただける施術につなげることができます。

施術・購入の記録

いつどのような施術をして、何を購入いただいたのかは、お客さまの肌改善のためには必要な情報です。
以前行なった施術の結果、現在の肌はどうなのか？分析を重ねることで、お客さまの肌悩みを確実に解消し、なりたい肌へと導くことが可能になります。

次回の施術を行なううえでも重要な情報であるとともに、リピーターとなっていただくために必要なツールでもあります。

カルテを有効活用する管理方法

あなたのサロンでは、カルテはどのように保管していますか。
紙ベースですか？データでしょうか？「実際にどちらで管理すればよいのか分からない！」といったお声も多く聞かれます。

データ管理は便利ですが、サロン経営に慣れるまでは紙ベースで管理するのがおすすめです。

学生時代のテスト勉強を思い出してみてください。
紙に書いて覚えていませんでしたか？実際に手を動かして書くと、はっきりとは覚えていなくてもその字を見れば、思い出してくるものです。

また紙に書くという作業は、インプットとアウトプットの両方ができ、記憶に残りやすいとされています。
「でも、お客さまが増えてきてカルテが200枚、300枚となってきた場合には紙ベースだと管理しづらいのでは？」確かにお客さまが増えてくると紙カルテは管理が難しいのも事実です。

では、どのように管理すると効率的か？管理しやすく、またお客さまへもアプローチもしやすいカルテの管理方法をご紹介いたします。

立てて保管

カルテの数が、10枚20枚なら重ねて保管しておいてもさほど問題はありませんが、お客さまが増えてくると非効率的です。
最初は数が少なくても棚に立てて管理することを習慣づけましょう。
立てて管理することで、必要なカルテを検索しやすくなります。

インデックスラベルの上手な活用

カルテをただ立てていただけでは、数が多いとお目当てのカルテをすぐに取り出すことは困難です。
その場合は、インデックスラベルを上手に活用しましょう。

その際ちょっとした工夫をして仕分けをしておくと、お目当てのお客さまのカルテを取り出しやすいだけでなく、お客さまのアプローチもスムーズに行なうことが可能になります。

まずは、大きくABCの3つのコーナーに分けます。

• Ａ）ご予約をいただいたお客さま
• Ｂ）半年以内にご来店いただいたお客さま
• Ｃ）半年以上ご来店いただいていないお客さま

に分けて保管します。

A）ご予約をいただいたお客さまのコーナーでは、ご予約をいただいた日付ごとに並べる、50音順で並べるなどといった並べ方がおすすめです。
またB）やC）の場合には、ご案内をかける順番に保管するなどといった工夫が必要です。

もちろんご案内した際には、必ずカルテにご案内した日付を記入しておくことを忘れずにしておきましょう。

そして、ここがポイント！
必ず毎月一回、カルテを整理する日をつくって入れ替えることが重要です。

面倒に思うかもしれませんが、カルテを小まめにチェックすることで、サロン側は、お客さまへのアプローチがスムーズになる、お客さま側は気にかけてくれているという認識が生まれサロンへの信頼が生まれるなど、双方にプラスに働きます。

まとめ

今まで、必要がないときには、カルテを見返すことはほとんどなかったという方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、カルテを定期的に見返すことで、新たな発見もあります。

カルテを制するものは、リピート客を招く！
ぜひダイヤモンドの原石であるカルテを上手に活用して、リピート客を増やしてください。